Sistemas para gestão podem resultar em ganhos de produtividade de até 30%

A gestão de documentos e processos pode representar uma das soluções mais eficientes para organizações, até mesmo para companhias de porte menor, que têm enfrentado o desafio de crescer diante de um cenário econômico desfavorável para a maioria dos setores. Somente no primeiro semestre deste ano o faturamento das MPEs do Estado de São Paulo caiu 11,9%, segundo dados da pesquisa Indicadores, do Sebrae-SP. Com custos acessíveis para empresas de todos os perfis, a implantação desse tipo de sistema, que oferece gestão de documentos, otimização de processos, rastreabilidade de arquivos, dentre outras funcionalidades, chega a resultar em um ganho de produtividade de até 30% e a reduzir em até 35% as despesas de uma organização. Com um custo mensal a partir de R$ 132 por usuário, é possível contar com todos esses serviços.
A falta de organização de documentos, a inexistência de controle de acesso e de um fluxo de monitoramento desenvolvido de acordo com a necessidade de cada empresa, impactam diretamente no negócio. “A escassez de processos otimizados afetam o faturamento de qualquer empresa, pois sem a utilização de um sistema adequado, o tempo de resposta para o cliente é tardio, a execução de tarefas dentro dos prazos estabelecidos é comprometida e, até mesmo, a tomada de decisão perde agilidade”, explica Lecivânia Martins, Vice Presidente de Marketing e Vendas da DocSystem Corporation – empresa líder no desenvolvimento de software de Gestão de Documentos, Conteúdo e Processos
A segurança é outro fator de risco para qualquer tipo de empresa, o controle de acesso dos colaboradores aos documentos, a depender do cargo e da área de atuação, também conferem maior confiabilidade aos dados. “Protegemos o arquivo para que não seja alterado por um setor sem permissão para editá-lo”, comenta Martins. A rastreabilidade dos documentos também é possível por meio das plataformas comercializadas pela DocSystem.

“Um de nossos clientes conseguiu identificar a alteração de valores de notas, que era realizada por uma funcionária para benefício próprio”, conta. O sistema registra a hora e o dia em que os arquivos foram acessados, além das alterações, consultas ou impressão deles.

O acesso à plataforma por meio da nuvem pode ser uma opção muito viável para pequenas e médias empresas, pois dispensa os gastos de infraestrutura necessários para a instalação de servidores, compras de licença para sistemas operacionais e manutenção. “A organização tem uma economia inicial que varia de R$ 8 mil a R$ 10 mil, pois o custo médio é de R$ 132 por usuário, para uma solução avançada”, sinaliza Martins. Com esse perfil, a DocSystem comercializa a plataforma CloudDoc, em que é possível gerenciar documentos em qualquer formato, notificar por e-mail, criar e executar processos, gerar relatórios e gráficos, rastrear e auditar o acesso à informação, controlar prazos de documentos ou de execução de tarefas, gerenciar XMLs de notas fiscais e centralizar o armazenamento e o controle de qualquer documento ou processo da organização.

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